Vanliga frågor om Protokollapp

Protokollapp är en svensk webbtjänst för att skriva, justera och arkivera mötesprotokoll. Ni skriver protokollet på mötet, skickar det för justering med ett klick och hittar det för alltid i ett sökbart arkiv — i stället för Word-mallar som glöms i en mapp och PDF:er som studsar runt i mejlen. Tjänsten drivs av Jalma Hultsfred AB.

Föreningar, styrelser, nämnder och liknande grupper som håller möten och behöver protokoll. Vid registreringen väljer ni vilken sorts grupp ni är, och appen byter ord, termer och fält efter det. Vi har egna sidor med exakt vad ni får per typ:

• Samfälligheter, vägföreningar & BRF
• Idrotts- & sportklubbar
• Jakt-, fiske- & båtföreningar
• Ideella föreningar
• Hembygds- & lokalsamhällesföreningar (hembygd, bygdegård, byalag)
• Konstföreningar (med konstlottning)
• Politiska föreningar & partiavdelningar
• Bolagsstyrelser
• Nämnder & kommunal verksamhet
• Skolråd & skolans möten

Ja, ni kan börja gratis och använda tjänsten gratis så länge ni vill — inget kort och ingen tidsgräns. Gratisplanen (Free) låter er skriva hela protokollet (agenda, närvaro, anteckningar och strukturerade beslut), justera och låsa det, ladda ner PDF, dela via en publik läs-länk och hitta allt i ett sökbart arkiv — för en förening med en användare, upp till 12 protokoll per år. Det formella — e-signering av justerare, färdiga mallar och obegränsat antal protokoll — låser ni upp med en betalplan. Se alla priser.

Free (0 kr): skriv/justera/lås protokollet, PDF-export, publik läs-länk och sökbart arkiv — för en förening med en användare (upp till 12 protokoll/år). Inget kort, ingen tidsgräns.

Solo (129 kr/mån eller 1290 kr/år): e-signering av justerare, färdiga mallar, obegränsat antal protokoll, bilagor, röstlängd och fler mötesverktyg. Årsbetalning ger två månader gratis.

Team (299 kr/mån eller 2990 kr/år): allt i Solo, för hela styrelsen med flera användare och roller.

Multi (på förfrågan): för distrikt, förbund och flera föreningar under ett konto — med egen domän och hjälp att komma igång. Hör av dig så sätter vi upp rätt lösning.

Betalplanerna börjar med 30 dagar gratis. Ingen bindningstid — avbryt när som helst.

Protokollapp använder enkel elektronisk signatur (eIDAS SES). När protokollet skickas för justering får varje justerare en unik, personlig länk till sin e-post. När de klickar ”Godkänn” registreras en spårbar signatur: vem (e-postadressen och den unika token), när (tidsstämpel och IP-adress) och vad — ett kryptografiskt fingeravtryck av det exakta protokollet de godkände.

Ändras protokollet efter att någon har signerat matchar inte fingeravtrycket längre, så protokollet kan inte låsas — ett inbyggt manipuleringsskydd. Alla justerare måste godkänna samma version för att protokollet ska låsas och bli en färdig PDF.

Detta är juridiskt giltigt för föreningsprotokoll. Det är inte BankID eller kvalificerad signatur — identiteten bygger på tillgång till den personliga mejllänken, vilket är lämpligt och proportionerligt för föreningsbeslut. Ni ansvarar själva för att bedöma om enkel signatur räcker för era formella krav (se användarvillkoren).

Ni skapar ett konto gratis — det tar någon minut och kräver inget betalkort. Sedan väljer ni vilken sorts förening eller grupp ni är, så anpassar appen sig, och ni kan hålla ert nästa möte direkt i appen. Skapa konto gratis.

All data lagras inom EU (servrar hos Hetzner i Finland). Varje betalande kund får en egen, isolerad instans med egen databas — ingen blandning mellan kunder. Gratiskunder är logiskt isolerade per förening. Vi använder TLS överallt, hashade lösenord och tokens, och vi säljer aldrig er data.

Er organisation är personuppgiftsansvarig för protokollinnehållet och Jalma Hultsfred AB är personuppgiftsbiträde — det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA). Läs mer i integritetspolicyn.

Är du konsument har du 14 dagars ångerrätt enligt lagen om distansavtal, räknat från den dag avtalet ingicks. Inom fristen kan du ångra köpet i inställningarna — du får full återbetalning till samma betalmedel och kontot nedgraderas till Free. En förening eller organisation som köper i sin verksamhet är normalt inte konsument och omfattas då inte av ångerrätten. Se köpvillkor och ångerrätt för detaljerna.

Ja. Ni kan säga upp abonnemanget när som helst — det finns ingen bindningstid. Uppsägningen gäller från nästa förnyelsedatum: tjänsten fortsätter perioden ut och kontot nedgraderas därefter till Free. Datan raderas inte automatiskt — den ligger kvar tills ni själva raderar eller begär radering.

Ni kan när som helst exportera all er data (protokoll och tillhörande uppgifter) som en fil. Export är alltid tillgänglig, oavsett plan.

Ja. Utöver färdiga mallar (årsmöte, styrelsemöte, föreningsstämma m.fl.) slår appen på special-funktioner efter vald föreningstyp — till exempel röstlängd och debiteringslängd med andelstal för samfälligheter, avskjutningsrapport för jaktlag, förbund-export för idrottsklubbar, motioner och nomineringar för politiska föreningar, konstlottning för konstföreningar, och bilagor (Bilaga N) för alla. Se er typ-sida för exakt vad ni får.

Ja. Protokollapp är en webb-app som funkar i mobilen, surfplattan och datorn — det finns ingen app att installera från App Store eller Google Play. Ni öppnar den i webbläsaren och kan skriva protokollet direkt på mötet i telefonen.